Zarządzanie konsorcjum eksportowym w praktyce

Odpowiednie zarządzanie – podstawa funkcjonowania i rozwoju konsorcjum

Dla wielu małych i średnich przedsiębiorców, którzy marzą o rozpoczęciu eksportu i rozwoju prowadzonej przez siebie działalności, szansą może być zrzeszenie w konsorcjum eksportowym.

Na właściwe funkcjonowanie tego porozumienia ma wpływ wiele czynników. Większość z nich jest ustalana podczas negocjacji prowadzonych przed zawiązaniem konsorcjum. Ich zadaniem jest ustalenie celów działania konsorcjum i innych kwestii związanych z jego funkcjonowaniem m. in zarządzanie konsorcjum eksportowym.

Sprawne i dobrze zorganizowane konsorcjum eksportowe może istnieć i odnosić sukcesy tylko dzięki odpowiedniemu zarządzaniu. To właśnie zarządzanie konsorcjum eksportowym stanowi klucz do właściwego jego funkcjonowania.

Pod względem prawnym, na dzień dzisiejszy, konsorcjum eksportowe w Polsce nie jest podmiotem gospodarczym. Jego prowadzenie i funkcjonowanie nie wymaga rejestrowania, odrębnej nazwy czy siedziby. W przeciwieństwie do firm, które w ramach konsorcjum funkcjonują niezależnie. Jednak kwestia dotycząca reprezentowania konsorcjum powinna mieć uregulowanie prawne.

Zarządzanie konsorcjum eksportowym

W chwili zawierania umowy odnośnie tworzenia konsorcjum, firmy wchodzące w jego skład określają, kto będzie reprezentował na zewnątrz powoływane konsorcjum.

Zarządzanie konsorcjum eksportowym może prowadzić:

• jeden z  podmiotów tworzących konsorcjum;
• więcej niż jeden podmiot spośród firm wchodzących w skład konsorcjum;
• osoba trzecia, spoza konsorcjum.

Kwestia zarządzania konsorcjum eksportowym zostaje umocowane prawne poprzez zawarcie jeszcze dodatkowej umowy ( poza tą o powołaniu konsorcjum) między firmami wchodzącymi w  skład konsorcjum a podmiotem,  lub  osobą, która ma je reprezentować.

Ważna jest współpraca koordynatora z członkami konsorcjum, dla efektywnego jego działania

Dla uniknięcia różnych konfliktów w trakcie funkcjonowania konsorcjum kluczowym i fundamentalnym elementem jest kształt umowy konsorcjalnej. Poza wskazaniem sposobu zarządzania konsorcjum oraz rozstrzygnięcia, kto będzie nim zarządzał ( tzw. koordynator), kluczowe jest sprecyzowanie innych kwestii uzupełniających np. podziału zadań i obowiązków miedzy poszczególne podmioty uczestniczące w konsorcjum. Ważne jest, aby w  sposób jednoznaczny, na podstawie zapisów umowy konsorcjalnej, można było w skazać zakres obowiązków koordynatora i pozostałych członków, aby konsorcjum mogło efektywnie eksportować.

W ogólnym przypadku można wskazać, ze do obowiązków koordynatora zaliczają się takie zadania, jak:

• pełnienie funkcji reprezentowania konsorcjum na seminariach, konferencjach, misjach, targach;
• monitorowanie pracy konsorcjum i realizacji projektów związanych z jego działalnością np. prowadzonym eksportem monitorowanie wskaźników i wprowadzanie działań korygujących;
• odpowiedzialność za komunikację i wymianę informacji miedzy członkami konsorcjum
• zajmowanie się sprawami ryzyka i kontrolowanie czy osiągnięto planowane rezultaty;
• gromadzenie i przechowywanie wszelkich dokumentów i prowadzenie dokumentacji działalność konsorcjum celem sporządzania sprawozdań i udzielania informacji członkom konsorcjum;
• nadzór i kontrola nad częścią merytoryczną i sprawami finansowymi konsorcjum w  zwiazku z realizacją działalności omówionej w umowie konsorcjalnej;
• wywiązywanie się z  wszelkich innych zadań przypisanych do kompetencji koordynatora, określonych w umowie konsorcjalnej.

Istotne z punktu widzenia zarządzania działalnością konsorcjum ważna jest współpraca ze strony firm zrzeszonych w konsorcjum z koordynatorem. Te kwestie reguluje również umowa konsorcjalna. Dla potrzeb sprawnego zarządzania członkowie konsorcjum powinni:

• przekazywać koordynatorowi wszelkie niezbędne informacje, analizy, dokumenty, które umożliwią realizacje statutowych celów funkcjonowania konsorcjum eksportowego tzn. wdrożenie i rozwój sprzedaży na rynki zagraniczne;
• zaangażowanie i współpraca przy realizacji swoich własnych zadań przepisanych w r umowie konsorcjalnej;
• przeznaczanie środków finansowych przyznanych na realizację zadań jedynie na te zadania. Ponadto powinny być one realizowane zgodnie z harmonogramem rzeczowo-czasowym, w taki sposób, aby zachować spójność działania konsorcjum.

Aby współpraca na linii koordynator-członkowie konsorcjum była jeszcze bardziej owocna powinno ustalać się okresowe spotkania robocze poświęcone kwestiom finansowym, merytorycznym oraz innym problem powstałym w trakcie działania konsorcjum i prowadzenia przez niego eksportu na rynek międzynarodowy.

Rozwiązywanie konfliktów – koordynator – człowiek od zadań specjalnych

Do roli zarządcy konsorcjum należy kwestia identyfikacji sytuacji problemowych i konfliktowych. Powinien podejmować ze swojej strony działania zmierzające do rozwiązania tych sytuacji nim przerodzą się w poważniejszy konflikt. jeżeli jest to z pewnych powodów niemożliwe powinien dążyć do jego zminimalizowania, by w jak najmniejszym topniu ta potencjalny konflikt wpłynął na pracę całego konsorcjum. Do najczęstszych przyczyn konfliktów nalezą złe warunki pracy, sprzeczne interesy oraz czynniki charakterologiczne i osobowościowe. Tam, gdzie współpracuje grupa ludzi nie ma możliwości uniknięcia konfliktów, dlatego trzeba umieć je odpowiednio rozwiązywać. To właśnie leży w kompetencji koordynatora i to od niego bezie w dużej mierze zależało czy praca konsorcjum będzie zmierzała w dobrym kierunku. Będzie tak, jeżeli będzie umiał doprowadzić do dialogu i kompromisu w sytuacjach konfliktowych. Musi pełnić role mediatora, aby rozwiązywać konflikty w zalążku.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego modelu zarządzania oraz podział obowiązków między koordynatora, a pozostałe firmy zrzeszone w konsorcjum eksportowym, mają podstawowe znaczenie dla funkcjonowania konsorcjum i osiąganych przez niego wyników. Kwestie te powinny być w sposób precyzyjny uregulowane w umowie konsorcjalnej, aby uniknąć w późniejszym czasie nieporozumień między członkami konsorcjum, a Zarządcą czy koordynatorem konsorcjum.